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SOLUTIONS

Workflow

Devant la prolifération des réglementations à respecter en matière de conformité et de gouvernance, l’organisation se donne les moyens de démontrer qu’elle a suivi les processus appropriés vis-à-vis de l’ensemble de ses contenus — courriers électroniques, discussions de messagerie instantanée, documents, rapports et données structurées.

La solution Workflow fournit un ensemble complet d’outils pour contrôler les flux d’activités à l’échelle de l’organisation tout entière.

Il gère le cycle de vie des documents d’une entreprise au travers des lots de documents avec comme source de données des documents électroniques (documents physiques numérisés, fax, mail, Word, Excel…).

Avec la solution Workflow, les chefs d’entreprise et les gestionnaires de contenu de documents ont à leur disposition une solution d’une grande simplicité pour définir, appliquer et réutiliser la logique métier et les processus de façon à assurer la cohésion des interactions entre collaborateurs, systèmes d’information de l’entreprise et contenus.

L’utilisation de processus approuvés à l’échelon de l’entreprise tout entière permet de mieux gérer les règles métier concernant le stockage, la conservation et la suppression des documents et des enregistrements.

La solution Workflow fournit des données d’audit complètes sur chaque étape. Il fournit notamment :

les outils graphiques pour analyser et modéliser des processus sans intervention du service informatique (exemple tout le processus que suit un courrier entrant dans l’entreprise est modélisé sous forme de graphique, du début à la fin avec mise en évidence de tous acteurs intervenant au niveau du trajet suivi) ;

l’animation des différents processus ;

la possibilité d’escalader une tâche si celle-ci est en retard ou si un événement important intervient ;

la possibilité de modifier un processus en cours d’exécution – arrêt, mise à jour, suspension ;

les outils de surveillance et de gestion des processus ;

la sécurité (possibilité d’attribuer des droits aux personnes intervenant dans le processus et d’en enlever).

Résultats :

Les projets (les activités, les tâches) avancent plus vite grâce à l’adoption de processus standardisés, et au recours à un système de notification de tâches aux utilisateurs ;